Die Premium Event­ Ma­nage­ment Software für Veranstaltungsplaner

Mit vivenio digitalisieren Sie Ihr Event Management. Automatisieren Sie zeitraubende Prozesse und organisieren Sie komplexere und größere Events mit weniger Aufwand.

  • Erhebliche Zeitersparnis durch Automatisierung
  • Perfekte Übersicht in zentralen Dashboards
  • Server in Deutschland & DSGVO Konform

Kunden die auf vivenio vertrauen

Event Teams Logo RTL
Event Teams Logo Jura
Event Teams Logo Lufthansa
Event Teams Logo Amway
Event Teams Logo GTÜ
Event Teams Logo Heel
Event Teams Logo Pronova BKK
Event Teams Winora
Event Teams Logo Bundesamt
Event Teams Logo Bike & Co
Event Teams PKF WMS
Event Teams Stein Verlag
Event Teams Strategiex

Für folgende Events ist vivenio ideal:

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Jubiläen und Firmenfeiern

Nutzen Sie unser Einladungsmanagement für Mitarbeiter und externe Gäste. Erfragen Sie wichtige Details vorab, wie zum Beispiel Anreise oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten.

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Kongresse und Tagungen

Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern die freie Auswahl aus Ihrem vielfältigen Programm. Durch unsere flexible Online-Registrierung haben Ihre Gäste die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, welche Vorträge sie besuchen.

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Incentive Events

Bieten Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, bereits im Vorfeld aus Ihren reichhaltigen Programmpunkten ein individuelles Event-Erlebnis auszuwählen. Ihre Teilnehmer werden begeistert sein.

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Messen

Entdecken Sie eine neue Ära des Event Managements mit vivenio: Dank personalisierter Tickets und unserer innovativen Check-In App gehören lange Warteschlangen der Vergangenheit an.

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Roadshows

Legen Sie einfach ein Event für mehrere Termine und Standorte an und ermöglichen Sie es Ihren Teilnehmern selbst zu wählen, für welche Station sie ein Ticket buchen möchten.

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Produktvorstellungen & Neueröffnungen

Laden Sie unterschiedliche Gästegruppen ein - von Presse und Partnern bis hin zu Mitarbeitern und VIPs. Bieten Sie jedem Teilnehmer ein maßgeschneidertes Event, das genau auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

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Das Event Management der Zukunft

Großartige Events, professionelle und moderne Außenwirkung, weniger Aufwand

Mit vivenio digitalisieren Sie Ihr Event Management. Geben Sie zeitraubende Aufgaben einfach an unsere Software-Lösung ab und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt: Ihre Gäste.

  • Simpel & Intuitiv
  • Check-In App
  • Individuell anpassbare Online-Registrierung
  • DSGVO-konform
  • An Ihr Wunschdesign anpassbar
  • Zentrales Dashboards mit Teilnehmerdaten

So leicht kann Event Management sein

In 5 Schritten mit vivenio zum perfekten Event

1. Event-Einrichtung in Rekordzeit

Ihr persönlicher Ansprechpartner erstellt basierend auf Ihren Vorgaben Event Templates, die Sie mit wenigen Klicks kopieren und befüllen können. Dadurch sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und können sofort starten.

Einfacher Import der Teilnehmerdaten

Dank unserer Importfunktion können Sie kinderleicht alle Teilnehmerdaten in vivenio importieren, um im nächsten Schritt personalisiert Ihre Teilnehmer einzuladen.

Weitere Features
  • Simple und einfache Bedienung
  • Modularer Event-Baukasten
  • Persönlicher Ansprechpartner
  • Komplett in deutscher Sprache
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2. Optimales Einladungsmanagement

Nutzen Sie den vivenio Newsletter-Editor, um personalisierte Nachrichten an Ihre Teilnehmer zu verschicken. Verwenden Sie unsere bewährten Vorlagen oder importieren Sie Ihre eigenen Designs.

Mehr Teilnehmer durch Nachfassen

Behalten Sie mühelos den Überblick darüber, welche Teilnehmer bereits ihre Anmeldung bestätigt oder abgelehnt haben. Durch gezielte Reminder erhöhen Sie im Durchschnitt Ihre Anmeldequote um 12%.

Weitere Features
  • Anpassbare Vorlagen
  • Optimale Analyse der Anmeldungen
  • Import eigener Designs
  • Individuelle Empfängerkreise

3. Vollautomatisierte Online Registrierung

Einmal aufgesetzt, können sich alle Ihre Gäste selbstständig anmelden. Sie können die Registrierung an die Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Gästegruppen anpassen und alle wichtigen Details im Voraus klären. Nach einer erfolgreichen Anmeldung erhalten alle Teilnehmer automatisch eine Bestätigung mit allen relevanten Informationen und Dokumenten.

Skalierung von Events leicht gemacht

Unsere innovative Serverarchitektur ermöglicht eine problemlose Handhabung von Anmeldungen, unabhängig davon, ob sich 100 oder 10.000 Gäste registrieren. Durch die automatische Datenerfassung bleibt der organisatorische Aufwand für Sie konstant, sodass Sie auch mit derselben Anzahl an Mitarbeitern problemlos größere Events bewältigen können.

Weitere Features
  • Intuitiver Anmeldeprozess
  • Hotelbuchung
  • Individuelle Online-Fragen
  • Automatischer Ticketversand
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4. Schneller und Reibungsloser Einlass

Nie wieder Warteschlangen dank der vivenio Check-In App. Personalisierte Event-Tickets mit QR-Code machen das Einchecken zum Kinderspiel, während unser synchronisierte Live-Dashboard Ihnen jederzeit die perfekte Übersicht bietet.

Präzise Zugangskontrolle

Organisieren Sie Ihr Eventgelände in verschiedene Bereiche und überwachen Sie den Zugang an jedem Eingang.

Weitere Features
  • Läuft auf jedem mobilen Gerät
  • Hinzufügen von Gästen auf dem Event
  • Filterung nach Teilnehmerkriterien
  • Druck von Namensschildern

5. Auswertung und Abschluss

Nach dem Event ist vor dem Event. In übersichtlichen Dashboards finden Sie alle Daten zu Ihrer Veranstaltung. Identifizieren Sie mithilfe aussagekräftiger Kennzahlen Bereiche, in denen Sie Ihre Veranstaltung weiter optimieren können.

Automatisierte Erstellung von Zertifikaten

Erstellen Sie mit nur einem Klick automatisch Dokumente, wie Zertifikate oder Teilnahmebescheinigungen – schnell, einfach und effizient.

Weitere Features
  • Excel Export
  • DSGVO-konforme Anonymisierung per Knopfdruck
  • Dankes-E-Mail
  • Exakte Anwesenheitslisten
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Bestens bewertet

Erleben Sie vivenio Live im unverbindlichen Demo-Call:

Im Demo-Call zeigen wir Ihnen die Software im Detail, individuell auf Ihre Events (Einladungsmanagement, Online-Registrierung, Check-In, Auswertung) zugeschnitten und beantworten all Ihre Fragen.

Sicherheit für Ihr Teilnehmermanagement

Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Wir haben von Anfang an darauf geachtet, Sicherheit und Datenschutz in die Architektur unserer Eventmanagement Software zu integrieren. Unsere Systeme und Prozesse unterliegen ständigen Überprüfungen, um sicherzustellen, dass wir die neuesten Sicherheitsstandards erfüllen.

- Hosting ausschließlich in Deutschland
- Alle Rechenzentren ISO 27001 zertifiziert
- Externe Überprüfung durch Datenschutzexperte.de
- 100% DSGVO Konformität
- Einsatz neuester Technologien

Hier finden Sie einige Fallstudien unserer Kunden:

So schafft RTL ein Premium-Event-Erlebnis für Stars

Problem

Die Koordination vieler Teammitglieder, externer Dienstleister sowie Premium-Services und die Bewältigung spontaner Änderungen.

Ziel

Schnelle und fehlerfreie Kommunikation mit maximaler Übersicht für beteiligten Stellen.

Lösung

vivenio war die perfekte Lösung für RTL. Die fundierte Meinung von Wolfram Kons können Sie sich im Video anschauen.

Bild
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Moderator
Wolfram Kons
RTL Interactive GmbH

Geschäftsführung
Dr. Friedhelm Rese
Geoplan / Stein-Verlag

Wie Geoplan mit einem Event mehr als 60.000 Tickets verkauft hat

Problem

Mit jedem Durchlauf wurde die Veranstaltung größer und komplexer.

Ziel

Automatisierung von Vorgängen zum weiteren Wachstum ohne ständig neue Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Lösung

Mit vivenio hat Geoplan ein Tool gefunden, mit dem sich auch problemlos größere Teilnehmermengen anmelden können und jeder Gast voll automatisiert sein individuelles Ticket buchen kann.

Wie Amway Incentive Events mit mehr als 20 unterschiedlichen Teilnehmerarten umsetzt

Problem

Mehr als 20 verschiedene Teilnehmerarten, die unterschiedliche Buchungsoptionen haben.

Ziel

Jeder Teilnehmer kann genau aus den zugewiesenen Optionen sein individuelles Event Erlebnis buchen.

Lösung

Mit der Online-Registrierung von vivenio können alle Optionen für verschiedene Teilnehmer ein- oder ausgeblendet werden.

Former Head of Special Events
Bob Postins
Amway

Special Events Supervisor
Olena Boldakova
Amway

 

Noch nie war es so einfach, Events zu organisieren:

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1. Buchen Sie ein Erstgespräch

Buchen Sie einen unverbindlichen und kostenlosen Demo-Call, bei dem wir auf Ihre Fragen und Anforderungen eingehen.

2. Demo-Call mit einem Experten

Sie sehen LIVE am Bildschirm, wie vivenio aussieht, funktioniert und sich anfühlt.

3. Einführung in vivenio

Nachdem Sie sich für vivenio entschieden haben, vereinbaren wir mit Ihnen einen individuellen Onboarding-Call, bei dem wir Ihnen die Plattform im Detail erklären und die ersten Events gemeinsam konfigurieren.

Diese Features gibt es nur in vivenio

Online-Registrierung exakt auf Ihr Event zugeschnitten

Erfassen Sie vollkommen automatisiert alle relevanten Daten Ihrer Teilnehmer über eine flexible Online-Registrierung.

Modularer Aufbau

Erstellen Sie aus unseren frei wählbaren Modulen, wie Hotelbuchung oder Online-Fragen, eine Online-Registrierung, die genau zu Ihrem Event passt.

Automatisierte Abläufe

Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält jeder Teilnehmer automatisch eine Bestätigung mit individuell generierter Buchungsübersicht und personalisierten Ticket.

Professionell, Modern und Elegant

Treten Sie professionell und modern auf, mit einer eleganten Landingpage. Natürlich komplett in Ihrer CI.

vivenio Backoffice - Perfekte Übersicht

Das Backoffice ist Ihre persönliche Event-Management Zentrale. Hier finden Sie alle Daten zu Ihren Teilnehmern in übersichtlichen Dashboards. Verteilte und unübersichtliche Excel-Listen gehören der Vergangenheit an.

Teamarbeit leicht gemacht

Erstellen Sie Zugänge für verschiedene Team-Mitglieder und legen Sie über Berechtigung genau fest, wer welche Daten bearbeiten darf.

E-Mail Versand

Importieren Sie beliebige E-Mail Vorlagen und verschicken Sie personalisierte Save-the-Date E-Mails, Einladungen, Reminder oder Updates, entweder an alle Teilnehmer oder definieren Sie Empfängerkreise.

Kopierbare Vorlagen

Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit mit Event Templates. Einmal konfiguriert, können Sie Vorlagen einfach kopieren und müssen nicht jedes Mal komplett von vorn starten.

vivenio Check-in App - Schneller und reibungsloser Einlass

Mit der vivenio Check-In App können Sie Ihre Teilnehmer vor Ort zuverlässig und schnell akkreditieren. Jeder Teilnehmer erhält ein personalisiertes Event Ticket mit einem QR-Code, welches den Check-In Prozess noch einfacher macht.

Installation in weniger als 60 Sekunden

Installieren Sie die vivenio Check-In App direkt aus dem App- oder Playstore auf jedem gängigen Mobilgerät. Scannen Sie Ihren Lizenzcode und schon können Sie starten.

Live Auswertung

Haben Sie immer im Blick, welche Teilnehmer gerade anwesend oder noch unterwegs sind.

Instant Badge Druck

Instant-Druck von Namensschildern beim Check-In in wenigen Sekunden.

FAQ

Was kostet vivenio?

Die Lizenzgebühr für vivenio richtet sich nach Ihrem konkreten Anwendungsfall und der Anzahl Ihrer Nutzer. Buchen Sie einen unverbindlichen Demo-Call mit einem unserer Experten, um mehr zu erfahren!

Zuletzt aktualisiert am 23.04.2024 von Vivenio Software GmbH.

Was passiert im unverbindlichen Demo-Call?

Im Demo-Call zeigt Ihnen einer unserer Experten, wie Sie Ihre Events konkret mit vivenio umsetzen können und wie Ihr neues digitales Event Management aussehen kann. Jede Ihrer offenen Fragen wird beantwortet.

Zuletzt aktualisiert am 23.04.2024 von Vivenio Software GmbH.

Ich habe einen konkreten Anwendungsfall. Kann dieser mit vivenio abgebildet werden?

Am Besten kontaktieren Sie uns über unser Anfrage-Formular und beschreiben Ihren Anwendungsfall nach Möglichkeit sehr detailliert. Wir melden uns dann bei Ihnen und finden gemeinsam mit Ihnen die Beste passende Lösung.

Zuletzt aktualisiert am 23.04.2024 von Vivenio Software GmbH.

Sind meine Daten bei vivenio sicher?

vivenio ist 100% DSGVO-konform und hat darüber hinaus das Gütesiegel von Datenschutzexperte.de. Neben den neuesten Technologien setzen wir vor allem auf sichere Server und hosten ausschließlich in Deutschland.

Zuletzt aktualisiert am 23.04.2024 von Vivenio Software GmbH.

Gibt es eine kostenlose Testversion?

Nein. Da wir einen umfangreichen Onboarding-Service und Premium-Betreuung für unsere Kundinnen und Kunden anbieten und nur mit ausgewählten Unternehmen arbeiten, können Sie vivenio ausschließlich im unverbindlichen Demo-Call kennenlernen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Demo-Call anhand von Beispielen, wie Sie jede Idee für Incentive Events, Jubiläen, Firmenfeiern, Tagungen oder Kongresse, die Sie im Kopf haben, mit vivenio umsetzen können.

Zuletzt aktualisiert am 23.04.2024 von Vivenio Software GmbH.

Warum sollte ich mich für vivenio entscheiden?

Der typische vivenio-Kunde legt großen Wert auf einen professionellen Außenauftritt, eine perfekte Organisation und ist jemand, der für seine Gäste die Extrameile geht und nicht bereit ist, einen faulen Kompromiss einzugehen.

Wir teilen diesen Gedanken. Wenn Sie für Ihre Gäste das Beste im Sinne haben, dann ist viveno die einzig wahre Option für Sie.

Zuletzt aktualisiert am 15.03.2024 von Vivenio Software GmbH.

Ich habe noch nie mit einer Event Management Software gearbeitet. Kann ich vivenio trotzdem bedienen?

Absolut. Durch einen persönlichen Ansprechpartner, der gemeinsam mit Ihnen die ersten Events aufsetzt, haben Sie ein perfektes Onboarding und müssen sich nicht langwierig in die Software einarbeiten, sondern können sofort starten.

Der übersichtliche und einfache Aufbau von vivenio macht Eventplanung zum Kinderspiel. Auch ohne Vorkenntnisse.

Zuletzt aktualisiert am 15.03.2024 von Pascal Mueller.

Für wen lohnt sich vivenio?

vivenio lohnt sich für alle Unternehmen, Event-Manager & Event Marketer, die Arbeitszeit einsparen, aber gleichzeitig keine Kompromisse in der Qualität für Ihre Gäste eingehen wollen.

Zuletzt aktualisiert am 03.04.2024 von Pascal Mueller.

Sie haben Interesse an unserer Event Management Software?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir beraten Sie gerne unverbindlich zu unseren Event Management Tools und Services. Gratis!

Was ist eigentlich eine Event Management Software?

Eine Event Management Software unterstützt Event Manager dabei die wichtigsten Aufgaben der Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen zu automatisieren und zu digitalisieren. Die Vorteile einer Event Management Software sind vielfältig.

Im Mittelpunkt jeder guten Event Management Software steht das Teilnehmermanagement: Von personalisierten Einladungen per Mail über die Online-Registrierung mittels individueller Anmeldeformulare bis hin zum Check-In am Veranstaltungsort, bietet eine Event Management Software eine breite Palette an Tools.

Mit unserer Event Management Lösung vivenio können Sie folgenden Prozesse abbilden:

 

Import der Teilnehmerdaten

Importieren Sie Ihre vorhandenen Teilnehmerdaten mit Hilfe unserer Excel Vorlage mit einem Klick ins System. So haben Sie sofort alle relevanten Informationen zu Ihren Teilnehmern an einer zentralen Stelle im System.

Einladungsmanagement

Personalisierte E-Mail-Einladungen führen Ihre Gäste mit einem Klick auf eine maßgeschneiderte Event-Landingpage, auf der die Teilnehmer alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung finden.

Online Registrierung

Individuelle Anmeldeformulare ermöglichen es Ihnen, alle erforderlichen Daten für die Eventplanung und Teilnehmerlogistik schon vor Veranstaltungsbeginn digital zu erfassen. Fragen Sie Informationen zur Anreise, Buchung von Hotelzimmern oder Begleitpersonen ab.

Vergabe von festen Kontingenten

Über die feste Vergabe von Kontingenten können Sie präzise steuern, wie viele Teilnehmer sich für Events, einzelne Programmpunkte oder Hotelzimmer registrieren können. Stellen Sie durch Wartelisten sicher, dass kein Potenzial verloren geht und jede Möglichkeit der Teilnehmerbindung genutzt wird.

Digitale Gästeliste

Erhobene Teilnehmerdaten werden automatisch in einer digitalen Gästeliste gespeichert, die von Ihnen und weiteren Organisatoren jederzeit eingesehen werden kann. Unsere Software Lösung ist cloudbasiert und synchronisiert alle Daten in Echtzeit auf verschiedenen Geräten. Mit über 25 unterschiedlichen Filtern behalten Sie jederzeit den optimalen Überblick in Ihrem Teilnehmermanagement.

Unterschiedliche Teilnehmerarten

Eine Event Management Lösung ermöglicht Ihnen, verschiedene Teilnehmergruppen (wie VIPs oder normale Gäste) mühelos zu verwalten. Durch die flexible Anpassung von Registrierungsformularen können Sie spezifische Informationen von jedem Teilnehmersegment erfassen und individuelle Erlebnisse ermöglichen.

Bestätigung und Ticketversand

Nach der Registrierung erhalten die Gäste eine Bestätigungs-E-Mail mit ihren personalisierten Tickets, die einen QR-Code für den Einlass enthalten.

Direkte Bezahlung Online

Alle Teilnehmer können aus verschiedenen Möglichkeiten Ihre bevorzugte Zahlungsart auswählen und direkt online alle Gebühren bezahlen.

Check-In

Die Nutzung einer App für den Check-In-Prozess bei Veranstaltungen ermöglicht es, personalisierte Tickets effizient mittels Smartphones zu scannen und zu validieren. Unterteilen Sie Ihr Veranstaltungsgelände und nutzen Sie die App für die Zugangskontrolle der einzelnen Bereiche.

Namensschilder

vivenio ermöglicht es jedes beliebige Design für Namensschilder zu importieren. Drucken Sie die Namensschilder bereits im Vorfeld oder vor Ort beim Einlass. Natürlich lassen sich verlorene Namensschilder jederzeit erneut aus der App drucken.

Auswertung

Daten können vor, während und nach der Veranstaltung ausgewertet werden. Unsere Event Management Lösung bietet Event Managern einen ständigen Überblick über den Status.

Mehrsprachigkeit

Eine mehrsprachige Online-Registrierung für Events erleichtert die Teilnahme von Gästen aus verschiedenen Sprachregionen und trägt zur globalen Reichweite Ihrer Veranstaltung bei.

Zusammenfassend ist eine Event Management Lösung ein unverzichtbares Tool für jedes effektive Veranstaltungsmanagement. Es handelt sich um eine Software, die es Event Managern ermöglicht, alle Aspekte ihrer Veranstaltung, vom Teilnehmermanagement bis hin zur Analyse, zu vereinfachen und zu optimieren. Diese Tools bieten nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern stellen auch sicher, dass Veranstaltungen reibungslos und professionell durchgeführt werden. Die richtige Event Management Software kann daher einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung haben.

Gerne beraten wir Sie, wie vivenio auch Ihr Event Management aufs nächste Level bringen kann. Gratis.