Die 6 besten Tools für Event Manager

Eventmanagement-Software ist eine wunderbare Sache, wenn Sie eine Veranstaltung planen. Von der Vorplanung über die Online Registrierung bis hin zur Durchführung und Nachbereitung gibt es eine Vielzahl von Tools, die Ihnen bei der Arbeit helfen. Allerdings ist Quantität nicht immer eine gute Sache. Zum Beispiel wenn "zu viele Tools" Sie davon abhalten, die beste Eventmanagement-Software zu finden, um Ihre Veranstaltung zu planen.

Als Eventmanager haben Sie jede Menge zu tun und einfach nicht die Zeit sich jedes Tool im Detail anzuschauen. Sie benötigen die effektivsten Tools - und zwar schnell! - Denn Sie müssen Registrierungsseiten erstellen, Einladungen verschicken, Anbieter buchen oder virtuelle Breakout-Räume gestalten.

 

Deshalb haben wir für Sie eine Übersicht der besten Lösungen für Event Manager erstellt. Hier sind unsere Top-Tipps für Event Planner. Das Beste dabei, viele der Tools sind günstig oder sogar kostenlos!
Um die optimale Eventmanagement-Software für Ihren Anwendungsfall zu finden, müssen wir aber zuerst die wichtigsten Kriterien festlegen.

 

Auswahlkriterien

Auswahlkriterien

Wir haben dazu einige Profis aus der Eventmanagement-Branche befragt, welche Punkte bei der Wahl der richtigen Event Management Software besonders relevant sind. Denn nicht die richtige Software oder zu viele Tools zu benutzen, kann der Produktivität im Weg stehen und das genaue Gegenteil von Rationalisierung und Vereinfachung bewirken.

 

Beachten Sie bei Ihrer Auswahl der richtigen Tools für Ihr Event Management die folgenden Punkte und schauen Sie wie diese zu Ihren Veranstaltungen passen:

 

Features und Funktionen

Veranstaltungen können viele Formen und Größen annehmen. Warum sollten Sie sich mit Tools herumschlagen, die nicht die Funktionen haben, die Sie brauchen?

 

Die Prioritäten von Eventmanagern und -planern sind so unterschiedlich, dass selbst Tools, auf die einige schwören, für Sie vielleicht nicht geeignet sind. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele bei der Auswahl von Eventmanagement-Software im Auge behalten.

 

Beginnen Sie mit Ihren größten Problemen. Möchten Sie zum Beispiel die Registrierungsprozesse automatisieren? Die Delegation von Aufgaben verbessern? Einen schnellen und sicheren Check-in vor Ort ermöglichen? Das erste Mal ein virtuelles Event gestalten?

 

Sobald Sie Ihre genauen Anforderungen Ihrer Veranstaltung kennen, sind Sie in einer sehr guten Position, die optimale Software Lösung zu finden.

 

Bewertungs- und Vergleichsseiten

Es gibt etliche unabhängige Internetseiten, die sich auf den Vergleich und die Bewertung von Software spezialisiert haben. Bei unserer Suche hat sich Capterra als eine hervorragende Anlaufstelle hervorgetan. Capterra ist eine unvoreingenommene Softwarebewertungsseite, die es Ihnen ermöglicht, alle Arten von Software auf dem Markt zu finden. Darüber hinaus können Sie verschiedene Produkte nebeneinander vergleichen und eine Auswahlliste erstellen, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft.

 

Dank ausführlichen Nutzer-Reviews können Sie sich auf Capterra einen sehr guten ersten Eindruck von den verschiedenen Event Management Tools verschaffen. Die Software-Bewertungen stammen von echten Nutzern, die ihre Erfahrungen bewertet und wichtige Details mitgeteilt haben, die Sie vielleicht nicht auf der Website des Herstellers finden. Außerdem können Sie Ihre Liste der Event Management Tools nach bestimmten Funktionen aufteilen (z.B. Event Marketing, Live Streaming, virtuelle Events, usw.), so dass Sie keine Zeit damit verschwenden, Tools zu durchforsten, die nicht die Funktionen bieten, die Sie brauchen.

 

Branding-Optionen

Eine Facette der Eventmanagement-Software, die zunehmend gefragt ist, ist das individuelle Branding. Organisatoren möchten die Veranstaltung so gut wie möglich mit Ihrem Branding versehen, um das Erlebnis zu verbessern und die eigene Marke zu stärken. Wenn Anbieter oder Teilnehmer mit einem Bereich Ihrer Eventmanagement-Tools interagieren, ist es hilfreich, diese Erfahrung mit einem konsistenten Branding anpassen zu können.

 

Nicht alle Eventmanagement-Tools bieten diese Option. Diejenigen, die sie anbieten, stellen sie normalerweise nicht in ihren Freemium-Versionen zur Verfügung. Es kann sich lohnen, für Branding-Funktionen zu bezahlen, aber stellen Sie sicher, dass Sie diese einplanen, bevor Sie sich für ein Event-Management-Tool entscheiden.

 

Preis

Der Preis ist sicherlich einer der wichtigsten Faktoren und Komplettlösungen in der Event Branche bewegen sich schnell im Bereich von mehreren Tausend Euro pro Veranstaltung. Je mehr Funktionen ein Tool hat, desto teurer wird es in der Regel. Diese Kosten können jedoch oft geringer sein als der Kauf einzelner Software-Tools, die jeweils nur eine bestimmte Funktion abdecken.

 

Komplettlösungen bieten Ihnen in der Regel das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, da Sie nur ein System erlernen und nur für ein Tool bezahlen müssen. Alle Funktionen sind so konzipiert, dass sie sinnvoll ineinander greifen und zusammenarbeiten.

 

Kostenlose Eventmanagement-Tools sind oft in Größe und Umfang begrenzt, aber manchmal ist das, was sie können, alles, was Sie brauchen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kompromisse zwischen Kosten und Funktion abwägen, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste das richtige Erlebnis bekommen.

 

Unsere Top Tips

TopPicks

 

Nachdem wir nun die verschiedenen Kriterien besprochen haben, stellen wir Ihnen unsere Favoriten vor, die Ihnen sinnvoll bei der Event Planung helfen. Dazu haben wir für verschiedene Bereiche unterschiedliche Tools gewählt.

 

Eventbrite: Unsere Wahl für Facebook-Marketing

Marketing, vor allem auf sozialen Netzwerken wie Facebook, ist oft ein wichtiger Bestandteil der Event Planung, und es gibt kaum ein besseres Tool als Eventbrite. Eventbrite hat zwei Schwerpunkte: Planung und Marketing von Veranstaltungen, sowie alle Aspekte des Ticketing, einschließlich der integrierten Zahlungsabwicklung. Außerdem können Sie auf Analysen wie Veranstaltungsaufrufe und Registrierungen zugreifen, um auszuwerten, wie Ihre Veranstaltung gelaufen ist.

 

Ein großer Pluspunkt ist die Facebook-Integration, mit der Sie nahtlos Anzeigen schalten können um mehr Teilnehmer zu gewinnen.

 

Preis: Eventbrite nimmt einen festen Prozentsatz des Ticketpreises pro Teilnehmer. Bei Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern oder hohen Ticketpreisen, können so sehr schnell hohe Kosten entstehen.

 

vivenio: Beste Allround-Eventmanagement-Software

vivenio ist eine hervorragende Allround Lösung für Event Manager. Die Event Management Software deckt alle Bereiche von der Planung und Organisation bis hin zur Online Registrierung mit Zahlungsabwicklung und der Nachbereitung einer Veranstaltung ab. Dabei unterstützt Sie vivenio sowohl bei live, virtuellen als auch hybriden Events.

 

Ein großer Vorteil von vivenio ist die hohe Flexibilität. Egal ob Sie eine Messe, Tagung, Konferenz oder eine Aftershow Party organisieren, vivenio lässt sich genau an Ihre Bedürfnisse und vor allem auch die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer anpassen.

 

Zusätzlich bietet vivenio neben der Verwaltung auch eine Teilnehmererfassung in Form der vivenio Check-In App an. Damit können Sie die personalisierten Tickets Ihrer Teilnehmer kontaktlos erfassen und haben auch automatisch alle Daten zur Kontaktnachverfolgung.

Gerade bei größeren Veranstaltungen lässt sich somit ein sicherer und schneller Einlass der Teilnehmer gewähren.

 

Da Sie nur eine Software erlenen müssen sparen Sie sich somit wertvolle Zeit und können diese direkt in Ihre Veranstaltung und Ihre Teilnehmer investieren.

 

Preis: Vivenio bietet ein „Named User License“ Model an, bei dem Sie pro Arbeitsplatz eine monatliche Gebühr bezahlen. Sie können dann beliebig viele Veranstaltungen mit beliebiger Teilnehmeranzahl durchführen ohne zusätzliche Kosten. Gerade für Event Manager, die mehrere oder große Veranstaltungen planen, ist vivenio deshalb besonders gut geeignet.

 

vivenio bietet die Möglichkeit einer unverbindlichen Online Präsentation, bei der Sie sich selbst ein Bild von der Event Management Lösung machen können bevor Sie sich festlegen.

 

 

Monday: Unsere Wahl für die interne Teamorganisation

Gerade in großen Teams ist es essentiell, dass alle Teammitglieder genau wissen was sie tun. Wenn Sie Ihr Team während der gesamten Veranstaltungsplanung auf dem gleichen Stand halten wollen, brauchen Sie ein Tool wie Monday.

 

Monday ist ein buntes Sammelsurium von Kanban-Boards, Listen und anpassbaren Workflows, die Ihnen einen besseren Überblick über Projekte verschaffen. Weisen Sie Aufgaben mit wenigen Klicks zu, setzen Sie Fristen und beobachten Sie, wie sich Projekte entwickeln. Sie können Budgets, Veranstaltungsräume und andere Ressourcen verwalten, Zeitpläne für Redner festlegen. Gerade für Teams mit mehr als 10 Personen stellt Monday eine sehr gute Lösung dar.

 

Allerdings handelt es sich um ein allgemeines Tool und es ist nicht speziell für Event Management ausgelegt. So gibt es z.B. keine Online-Registrierung oder Ticketing.

 

Preis: Auch hier fällt ein fester Preis pro Benutzer an. In der Standartvariante liegen die Kosten bei 10€ pro User. Da Sie damit allerdings keine Ticketing Tool haben, müssen Sie mit weiteren Kosten dafür planen.

 

Slack: Am besten für Event-Kommunikation

Egal, ob Sie Updates an Event-Teams senden oder wichtige Ankündigungen mit den Teilnehmern kommunizieren müssen, Slack ist eine leistungsstarke kostenlose Lösung für Eventmanager Teams.

 

Sie können so viele "Kanäle" (Chaträume) erstellen, wie Sie möchten: pro Person, Team oder Thema. Benutzer können sich mit anderen Benutzern in ihren Kanälen austauschen und kommunizieren. Es ist eine großartige Möglichkeit schon vor dem eigentlichen Event, Engagement aufzubauen und sicherzustellen, dass keine wichtige Ankündigung untergeht.

 

Preis: Slack ist für kleine Teams kostenlos und beginnt bei 6,67 $ pro Monat für größere Gruppen. Allerdings benötigen Sie hier auch zusätzliches Budget für eine Ticketing Lösung, da weder eine Online Registrierung noch Ticketkauf integriert ist.

 

Boomset: Am besten für vor Ort-Registrierung und Event-Zugang

Boomset ist eine umfangreiche Plattform, die sowohl vor Ort- als auch virtuelle Veranstaltungen abdeckt. Größter Pluspunkt ist aber der Registrierungsprozess vor Ort.

 

Die Plattform nutzt modernste Technologie, um Veranstaltungen sicherer zu machen, indem sie den Benutzerzugang verifiziert (und damit auch einschränkt). Teilnehmer können per QR-Code oder Gesichtserkennung verifiziert werden. Über ein digitales Dashboard können Sie die Anwesenheit jederzeit online verfolgen.

 

Preis: Der Preis ist jedoch recht happig und fängt in der kleinsten Variante mit 1000 Besuchern bei 4000$ an. Da die Preise mit der Anzahl der Teilnehmer steigen, können auch hier sehr schnell recht hohe Kosten entstehen.

 

Hopin: Das Beste für virtuelles Engagement

Seit COVID die Event-Branche aufgewühlt hat, wenden sich viele Event-Organisatoren rein virtuellen Plattformen zu. Hopin hilft dabei, diesen Übergang zu erleichtern, indem es das Engagement der Besucher in den Vordergrund stellt. Erstellen Sie Umfragen und führen Sie Life Q&As durch, um mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten.

 

Wie bei den meisten digitalen Event-Management-Tools wird Hopin mit einem Analyse-Dashboard geliefert, mit dem Sie Anwesenheit, Engagement, Ticketverkäufe, Abbruchraten und vieles mehr verfolgen können.

 

Preis: Hopin startet in der kleinsten Variante bei 99$ im Monat, steigt jedoch schnell mit der Anzahl der Benutzer. Sollten Sie mehr als 100 Besucher erwarten, diese Grenze ist gerade bei virtuellen Events sehr schnell erreicht, liegen Sie bereits bei 799$ pro Monat. Zusätzlich fallen 7% vom Ticketpreis pro verkauftem Ticket an.

 

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass es kein perfektes Tool gibt, dass alle Anforderungen bedient. Jede Veranstaltung ist genau so individuell wie Ihre Teilnehmer. Ihre Event Management Software sollte so gewählt sein, dass Sie genau Ihre wichtigsten Arbeitsschritte unterstützt. Unserer Meinung nach eignet sich deshalb eine Lösung, die viele Bereiche abdeckt, aber trotzdem hochflexibel ist. Wir könnten jetzt natürlich einfach behaupten, dass unsere Lösung die Beste ist aber machen Sie sich doch einfach selbst ein Bild. Wir bieten eine unverbindliche Beratung, bei der wir Ihnen in einer 30 minütigen Online Präsentation zeigen, wie vivenio Ihr Event Management verbessern kann.

Haben Sie Interesse?

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