Ideen für virtuelle Events - Wie gestaltet man ein wirksames, virtuelles Event?

Veranstaltungen sind eine hervorragende Möglichkeit für Personen und Unternehmen sich Live zu präsentieren und mit Ihren Kunden direkt in Kontakt zu treten. Auf diese Weise kann eine Verbindung geschaffen werden, die sehr schwer auf anderen Wegen geschaffen werden kann.

Durch die derzeitige Lage ist es leider nicht möglich in der nahen Zukunft Live Events zu veranstalten. Daher sollten Sie sich darauf konzentrieren die bestmögliche Alternative zu verwenden, virtuelle Events. Aber virtuelle Events sind viel mehr als nur ein Ersatz für Live Events, Sie können Ihnen genauso viele der Vorteile bringen, die Sie durch ein Live Event erhalten und sogar noch mehr.

Virtuelle Events vs. Live Events

Bei einem virtuellen Event denken Sie sicherlich an einen uninteressanten Kurs oder einen schleppenden Vortrag. In der Vergangenheit mag dies der Fall gewesen sein, doch der Standard für virtuelle Events ist gerade im letzten Jahr extrem angestiegen. Daher existieren heutzutage sehr viele Konzepte, die es Ihnen ermöglichen ein sehr erfolgreiches virtuelles Event zu veranstalten. Wir haben für Sie einige der wichtigsten Vorteile von virtuellen Events zusammengefasst.

 

Höhere Reichweite

Mit einem virtuellen Event sprechen Sie automatisch eine größere Zielgruppe an, da weniger Hindernisse für die Teilnahme bestehen. Ein Live Event erfordert oft eine umständliche und teure Anreise, sowie zusätzliche Kosten für eine oder mehrere Übernachtungen. Durch den erhöhten zeitlichen und finanziellen Aufwand ist die potenzielle Reichweite von Live Events deutlich geringer. Jedoch besteht dieses Problem natürlich nicht mehr, wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten.

Je nach Wahl der virtuellen Event Plattform, können nahezu unbegrenzt viele Besucher an einem virtuellen Event teilnehmen. Da es keine Beschränkung für die Teilnehmeranzahl gibt, Sie eine viel größere Zielgruppe ansprechen können und gleichzeitig deutlich weniger Barrieren haben, können Sie für Ihr virtuelles Event mit einer deutlich größeren Teilnehmerzahl rechnen, als bei einem Live Event.

 

Geringere Kosten

Ein weiterer sehr großer Vorteil eines virtuellen Events besteht darin, dass ein deutlich geringeres Budget zum Ziel führen kann. Bei einem Live Event müssen Sie viel mehr Aspekte beachten, die Sie natürlich alle viel Geld kosten. Zum Beispiel müssen Sie eine Location mieten, Sicherheitsleute anstellen oder sich eventuell sogar um das Catering kümmern. Alle diese Faktoren spielen keine Rolle bei einem virtuellen Event, sodass Sie sich entweder das Geld sparen können oder mehr in das eigentliche Event investieren können.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit ein viel größeres und aufwendigeres Event zu veranstalten, als es Ihnen eigentlich möglich wäre, um Ihre Teilnehmer besser von sich zu überzeugen und ein besseres Image aufzubauen.

 

Nachhaltigkeit

Außerdem sind die Kosten nicht nur für Sie geringer, sondern auch für die Umwelt.

Dadurch, dass Teilnehmer nicht mehr eigens anreisen müssen, wird sehr viel weniger CO-2 ausgestoßen, sodass die Umwelt weniger belastet wird. Zudem benötigen Sie kein Personal, dass ebenfalls anreisen müsste, was automatisch zu weiteren Einsparungen führt.

 

Datenerhebung

Gerade nach den letzten Beschlüssen des EU-Parlaments ist die Datenerhebung eine heikle Sache für Unternehmen innerhalb der EU geworden. Jedoch ist es immer noch möglich relevante Daten über Ihre Besucher zu erfassen, solange Ihre Maßnahmen der aktuellen Rechtslage entsprechen. Daher bietet ein virtuelles Event eine Goldgrube an Daten für Unternehmen, die wissen, wie man diese Daten korrekt erhebt.

Bei einem Live Event müssen Sie Teilnehmer persönlich nach E-Mail-Adressen oder anderen Kontaktdaten fragen, sodass es deutlich unwahrscheinlicher ist, dass Sie diese Daten erhalten. Bei einem virtuellen Event hingegen, können Sie die Teilnahmebedingungen so gestalten, dass Sie automatisch die Daten der Teilnehmer erheben dürfen. Jedoch sollten Sie dabei natürlich beachten, dass Sie den aktuellen Richtlinien folgen und die Daten Ihrer Teilnehmer transparent erheben und verantwortlich behandeln.

Diese Daten ermöglichen Ihnen dann zum Beispiel Ihre Teilnehmer über E-Mail-Marketing und Newsletter über weitere Produkte oder Events zu informieren. Dadurch haben Sie die Chance einen viel größeren Anteil der Teilnehmer zu Kunden zu konvertieren.

 

Wie veranstaltet man ein gutes virtuelles Event?

Im Vergleich zu einem Live Event müssen Sie bei einem virtuellen Event ganz andere Aspekte beachten, damit Ihr Event zum Erfolg wird. Daher haben wir extra für Sie einige unserer wichtigsten Tipps für virtuelle Events aufbereitet, die Sie für Ihr nächstes digitales Event anwenden können.

 

Zuverlässige Technik

Der erste und wichtigste Schritt, damit Ihr virtuelles Event ein Erfolg wird, ist eine zuverlässige und stabile Online-Plattform. Ohne verlässliche Technik können Sie kein Event planen oder umsetzen. Sollten Sie sich selbst um die technische Umsetzung kümmern, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie über die notwendigen Kapazitäten verfügen. Dabei benötigen Sie eine Menge an Rechenleistung und starke Server, um die möglicherweise sehr hohe Teilnehmeranzahl zu bewältigen.

Sie sollten auch immer ein Backup haben, um zu gewährleisten, dass das Event fortgeführt werden kann, auch wenn die Technik Probleme macht. Kleinere Probleme oder sogar ein kompletter Ausfall des Events, würden nicht nur den Erfolg der aktuellen Veranstaltung zu Nichte machen, sondern könnten auch längerfristig dem gesamten Image Ihrer Firma schaden.

In diesem Fall empfehlen wir Ihnen einen kompetenten technischen Partner zu suchen, der Ihnen eine passende Online Plattform zur Verfügung stellt. Da virtuelle Events sehr komplex sind, raten wir Ihnen bei der Wahl des Partners besonders auf einen persönlichen Ansprechpartner zu achten, der Sie von der Planung bis zur Auswertung nach der Veranstaltung in allen Schritten unterstützt.

 

Mehrwert bieten

Während Live Events den Teilnehmern mehrere Möglichkeiten bieten, auch außerhalb des eigentlichen Programmes, Ihre Zeit zu verbringen, gibt es bei virtuellen Events nur den Content. Daher ist der Content das Einzige, was den Teilnehmer dazu bewegen kann dem Event beizuwohnen. Damit Sie dies gewährleisten können ist es notwendig, dass Sie mit Ihrem Content Ihren Teilnehmern einen echten Mehrwert bieten, der das Interesse weckt und halten kann. Dazu ist eine gründliche Planung nötig.

Dazu müssen Sie Ihre Zielgruppe genau kennen und die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmer herausfinden. Dank der Möglichkeit, Daten über Ihre Teilnehmer während des Events zu erfassen, wird Ihnen dieser Aspekt aber deutlich einfach fallen als bei einem Live Event.  Mit den erhobenen Daten können Sie Customer Personas erstellen, die Ihnen zeigen, welche Inhalte und Formate bei Ihren Teilnehmern besonders beliebt sind.

 

Interaktivität

Ein weiteres wichtiges Element ist, dass Sie das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer dauerhaft halten. Gerade, wenn die Teilnehmer von Zuhause teilnehmen, gibt es viele potenzielle Ablenkungen, die die Aufmerksamkeit der Teilnehmer stehlen können. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie interaktive Elemente in Ihr virtuelles Event einbauen. Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern zum Beispiel Live Feedback zu geben, sich per Abstimmungen an Vorträgen zu beteiligen oder sich zwischen Veranstaltungen zu unterhalten.

 

Kommunikation

Natürlich kann Ihr virtuelles Event noch so gut sein, aber es wird nicht die gewünschte Wirkung erzielen, wenn Ihre Zielgruppe nicht von dem Event erfährt. Daher ist es wichtig, dass Sie intensives Marketing betreiben, sodass potenzielle Teilnehmer rechtzeitig von Ihrem Event erfahren und Interesse haben daran teilzunehmen. Dazu haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten.

Wenn Sie bereits über eine E-Mail-Liste verfügen, können Sie natürlich potenzielle Teilnehmer auf diese Weise erreichen. Andere Wege bieten zum Beispiel Social-Media-Kanäle oder Kooperationen mit Influencern. Es gibt viele Wege Ihre Message im Internet zu verbreiten und solange Sie kreativ sind, wird dies auch zum Ziel führen.

 

Trends beachten

Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten ist es besonders wichtig, dass Sie den derzeitigen Trends folgen, da Online Teilnehmer vermutlich ebenfalls den neusten Trends folgen. Dazu müssen Sie vorab ein Konzept für die Veranstaltung entwickeln, welches von modernen Trends inspiriert ist.

Dadurch, dass Sie dem Trend folgen, können Sie das Interesse der Kunden durch vertraute Inhalte oder Features wecken. Natürlich ist es ebenso eine valide Taktik gegen den aktuellen Trend zu gehen, um auf diese Weise Aufmerksamkeit zu generieren. Jedoch ist diese Herangehensweise deutlich schwerer, wenn Sie sich als Trendsetter platzieren möchten.

 

Aufzeichnung des Events

Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, ist es kein hoher Aufwand das gesamte Event aufzuzeichnen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Inhalte der Veranstaltung auch nach dem Event noch zu Verfügung stehen. Dies hat mehrere Vorteile für Sie und Ihre Teilnehmer. Sie können Ihr Event an einem späteren Datum wiederholen, sodass Teilnehmer, die am ursprünglichen Termin nicht verfügbar waren, auch dem Event beiwohnen können. Natürlich wird das aufgezeichnete Event nicht denselben Reiz haben, wie das Live Event, jedoch wird es auch hierfür ein ausreichend großes Publikum geben.

Ein weiterer Vorteil der Aufzeichnung besteht darin, dass Sie alle Bereiche analysieren und optimieren können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie Fehler in zukünftigen Events nicht wiederholen um in der Zukunft noch erfolgreicher zu werden.

 

Ideen für virtuelle Events

Nun, da Sie die Vorteile und die wichtigsten Aspekte eines virtuellen Events kennen, möchten wir Ihnen einige Ideen geben, wie Sie die einzelnen Aspekte umsetzen können. Dazu haben wir fünf Ideen für Sie vorbereitet.

 

Interviews

Interviews sind ein klassisches Mittel, um die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu gewinnen und die Reichweite eines Events zu erhöhen. Indem Sie eine einflussreiche Persönlichkeit während Ihres Events interviewen, vergrößern Sie automatisch Ihre Zielgruppe. Jedoch sollten Sie auch darauf achten, dass die Zielgruppe der interviewten Person möglichst gut mit Ihrer Zielgruppe übereinstimmt. Ansonsten könnte dies Desinteresse bei Ihrer eigentlichen Zielgruppe auslösen, die nicht mit der Person vertraut sind.

 

Q&A-Session  

Eine Q&A Session oder einfach eine „Frage und Antwort Runde“ ist ein beliebtes Mittel, um mit den Teilnehmern zu interagieren. Bei einem Live Event kann sich eine solche Fragerunde deutlich schwieriger gestalten, da Sie teilweise mit einer sehr großen Zuhörerschaft agieren. Online gestaltet sich dies jedoch deutlich einfacher. Die Fragen werden automatisch für Sie gesammelt und Sie können aus diesem Pool die interessantesten Fragen auswählen. Beachten Sie dabei auch den Mehrwert für die Teilnehmer. Eine virtuelle Q&A Session kann viel Improvisation benötigen, aber wenn Sie der Aufgabe gewachsen sind, sollten Sie dieses Mittel nutzen.

 

Gamification

Gamification ist der Fachbegriff dafür, etwas spielerisch zu gestalten. Je nachdem, welche Zielgruppe Sie erreichen möchten, könnte dieses Mittel sehr nützlich für Sie sein. Eine Möglichkeit von Gamification wäre zum Beispiel ein System mit virtuellen Punkten. Für jede Veranstaltung, die ein Teilnehmer besucht, erhält er Punkte und kann durch Interaktionen mit dem Event weitere Punkte sammeln. Unter den Teilnehmer mit dem meisten Punkten könnten dann Preise verlost werden. Der Effekt solcher Maßnahmen ist stark von Ihrer Zielgruppe anhängig und sollte daher mit Bedacht verwendet werden.

 

Umfragen

Umfragen während eines Live Events sind eine einfache Möglichkeit, um die Teilnehmer mit dem Event interagieren zu lassen. Sie ziehen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich und ermöglichen es Ihnen die Stimmung und die Wünsche der Teilnehmer zu messen. Auf diese Weise können Sie den Teilnehmern auch limitierte Mitbestimmung am Event geben. Zum Beispiel können Sie bestimme Aspekte des Events verlängern, sofern Ihre Teilnehmer dies wünschen. Dies erfordert natürlich, dass Sie in Ihrer Planung sehr flexibel sind und auf solche Eventualitäten eingehen können.

 

Sponsoren

Sponsoren sind eine gute Möglichkeit, um die Kosten für ein Event zu senken und gleichzeitig eine höhere Reichweite zu erzielen. Wenn Sie auf der Suche nach einem Sponsor für Ihr virtuelles Event sind, dann sollten darauf achten, dass Ihr Sponsor auch zu Ihrer Zielgruppe passt. Ansonsten wird Ihre Zielgruppe abgeschreckt, sodass der gegenteilige Effekt erzeugt wird.

Wenn Sie allerdings einen guten und passenden Sponsor finden, kann dies die Kosten für Ihr Event deutlich senken und eine Win-Win-Situation für beide Unternehmen hervorrufen.

vivenio Virtual – Die perfekte Softwarelösung für Ihr virtuelles Event

Der Erfolg eines virtuellen Events erfordert sehr viel Aufwand und hängt nicht zuletzt auch von der Wahl der richtigen Softwarelösung ab. Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, brauchen Sie eine zuverlässige Lösung, die Sie von der Planung, über die Teilnehmerverwaltung, Anmeldung, Durchführung bis zur Auswertung Ihrer Veranstaltung optimal unterstützt. Diese Plattform muss in der Lage sein auch hohe Datenaufkommen ohne Probleme oder Abbrüche zu bewältigen.

vivenio Virtual ist eine Lösung, die Ihnen genau diese Möglichkeiten und noch viel mehr in einer einfachen und simplen Oberfläche zur Verfügung stellt.

Dabei ist keine komplexe Einarbeitung in die Plattform notwendig. Sie arbeiten direkt von Beginn an mit einem persönlichen Ansprechpartner zusammen. Dieser nimmt Ihnen alle technischen Aufgaben ab und unterstützt Sie bei der Durchführung Ihres Events von Anfang bis Ende. Sie haben damit den Kopf frei sich um die wirklich wichtigen Dinge, wie den Inhalt und Ihre Teilnehmer zu kümmern.

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