Backoffice - Das Headquarter Ihrer Daten

Das Backoffice ist Ihre persönliche Event-Management Zentrale. Hier können Sie Stammdaten für Kunden, Firmen, Aussteller, Lieferanten, Hotels, Agenturen und Künstler verwalten und diese mit nur einem Knopfdruck in Ihre Veranstaltungen übernehmen. Zudem haben Sie die Möglichkeit Ihre Projekte bzw. Veranstaltungen zu verwalten, Teilnehmer und deren Buchungen einzusehen und zu bearbeiten, Einladungen über Newsletter vorzunehmen, sowie Rechnungen und Mahnungen bis zur 3. Mahnstufe zu versenden.

Stammdaten und Projektdaten

In unserer Event-Software haben Sie die Möglichkeit Hotels, Veranstaltungen, Künstler, Lieferanten, Agenturen, Personal und Referenten in den Stammdaten zu hinterlegen. Diese können Sie dann in die jeweiligen Projekte (Veranstaltungen) importieren und später auch wieder zurückspielen.

Importe und Exporte

Alle wichtigen Daten können Sie aus unserer Event-Software exportieren und auch wieder importieren. In der Regel werden dafür Excel Dateien verwendet. Sie verwalten Ihre Daten bereits selbst? Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot für eine individuelle Schnittstelle!

Weitere Funktionen und Vorteile

Alle Dokumente frei gestaltbar

Jedes PDF-Dokument das in unserer Event-Software erstellt wird, kann von Ihnen optisch und inhaltlich angepasst werden. So ist es möglich alle Dokumente an die Corporate-Identity Ihres Unternehmens anzupassen. Selbstverständlich übernehmen wir diese Aufgabe auch gerne für Sie.

DSGVO Konform

Unsere Event-Software unterstützt Sie bei der Einhaltung der aktuellen DSGVO Richtlinien. Wir stellen Ihnen dazu verschiedene Tools zur Verfügung, wie zum Beispiel: Zusätzliche Datenschutz-Optionen für die Teilnehmerregistrierung, Anonymisierung oder Löschung der Daten und viele weitere Tools.

Berichte & Reports

Damit Sie nie den Überblick über Ihre relevanten Daten verlieren und stets wissen ob Ihre Veranstaltungen rentabel sind, können Sie diverse Kennzahlen für Hotels, Teilnehmer und Kosten auswerten.

Ressourcenverwaltung

Hinterlegen und buchen Sie Ressourcen mit Abhängigkeiten zu anderen Ressourcen. Wenn Sie beispielsweise einen Laptop reservieren möchten und dieser eine Kabeltrommel und ein LAN-Kabel als Abhängigkeit besitzt, dann werden alle drei Ressourcen verbucht, sofern diese verfügbar sind.

Buchhaltung

Neben Rechnungen können Sie auch Mahnungen bis zur 3. Mahnstufe erstellen. Legen Sie sich dazu Textvorlagen an, die Sie immer wieder verwenden können.

Schnittstellen

Es gibt verschiedene Schnittstellen in unserer Event-Software. Zum einen können Daten im Excel Format importiert und exportiert werden, zum anderen können Daten über unsere Event-API automatisiert ausgetauscht werden. Individuelle Schnittstellen implementieren wir gerne für Sie.

Über 27 Sprachen

Die Event-Software ist mehrsprachig und mit bis zu 27 Sprachen kompatibel. Damit Sie die Übersicht nicht verlieren, können aber auch nur die Sprachen aktiviert werden, welche Sie auch benötigen.

Kontingente für Hotels, Programme und Termine

Für alle Hotels, Programme und Termine können Kontingente hinterlegt werden, um ganz sicher zu gehen, dass es zu keiner Über- oder Doppelbuchung kommt.

Einfache und strukturierte Bedienung

Die grundsätzliche Bedienung des Backoffice ist immer gleich aufgebaut, damit Sie sich einfach zurechtfinden. Das Backoffice ist so aufgebaut, dass Sie sich beim ersten Mal einfach von oben nach unten (Grunddaten, Stammdaten, Projekt, Registrierung, Berichte & Reports, Buchhaltung, Administration) durcharbeiten können.

Sicherheit

Das wichtigste sind Ihre Teilnehmerdaten. Um ganz sicher zu gehen, setzen wir neben den neuesten Sicherheitsstandards auch ausschließlich auf Hosting in Deutschland.

Fein Granulares Rechtemanagement

Die Bereiche und Aktionen die ein Benutzer im Backoffice nutzen bzw. ausführen darf, können sehr detailliert im Administrationsbereich definiert werden.

Checklisten

Erstellen Sie Checklisten mit diversen Aufgaben und weisen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu.

Newsletter

Versenden Sie einen Newsletter zur Einladung Ihrer Teilnehmer oder informieren Sie diese über die neuesten Updates zu Ihrer Veranstaltung. Jeder Newsletter kann hierbei individuell gestaltet und mit Hilfe unserer vorgefertigten Platzhalter spielend leicht personalisiert werden. Es ist außerdem möglich bestehende HTML Vorlagen zu importieren und den Empfängerkreis für jedes Mailing anhand verschiedenster Kriterien zu definieren.

Promotioncodes

Über unsere Promotioncodes haben Sie die Möglichkeit Ihren Teilnehmern prozentuale als auch fixe Rabatte zu gewähren und Ihre Veranstaltung somit noch attraktiver zu machen.

Aufgabenverwaltung

Erstellen Sie Aufgaben und weisen diese Ihren Mitarbeitern oder sich selbst zu. Die Ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen Sie auf Ihrem Dashboard.

Projektvorlagen / Templates

Gerade wenn Sie regelmäßig identische oder ähnliche Veranstaltungen durchführen, haben Sie die Möglichkeit Projektvorlagen zu definieren und diese für Ihre neuen Veranstaltungen zu nutzen. Somit sind Sie binnen Minuten startklar für Ihr neues Event.

Unverbindliche Anfrage

Haben Sie Fragen zu unseren Produkten, möchten Sie an einer unverbindlichen Online-Präsentation teilnehmen oder haben Sie Interesse an weiterem Infomaterial? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf und schreiben Sie uns einfach.

Bitte rechnen Sie 8 plus 4.

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