Für folgende Events ist vivenio ideal:
Jubiläen und Firmenfeiern
Nutzen Sie unser Einladungsmanagement für Mitarbeiter und externe Gäste. Erfragen Sie wichtige Details vorab, wie zum Beispiel Anreise oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten.
Kongresse und Tagungen
Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern die freie Auswahl aus Ihrem vielfältigen Programm. Durch unsere flexible Online-Registrierung haben Ihre Gäste die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, welche Vorträge sie besuchen.
Incentive Events
Bieten Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, bereits im Vorfeld aus Ihren reichhaltigen Programmpunkten ein individuelles Event-Erlebnis auszuwählen. Ihre Teilnehmer werden begeistert sein.
Messen
Entdecken Sie eine neue Ära des Event Managements mit vivenio: Dank personalisierter Tickets und unserer innovativen Check-In App gehören lange Warteschlangen der Vergangenheit an.
Roadshows
Legen Sie einfach ein Event für mehrere Termine und Standorte an und ermöglichen Sie es Ihren Teilnehmern selbst zu wählen, für welche Station sie ein Ticket buchen möchten.
Neueröffnungen
Laden Sie unterschiedliche Gästegruppen ein - von Presse und Partnern bis hin zu Mitarbeitern und VIPs. Bieten Sie jedem Teilnehmer ein individuell maßgeschneidertes Event.
Das Event Management der Zukunft
Größere Events – Glücklichere Gäste – Weniger Aufwand
Mit vivenio digitalisieren Sie Ihr Event Management. Geben Sie zeitraubende Aufgaben einfach an unsere Software-Lösung ab und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt: Ihre Gäste.
- Simpel & Intuitiv
- Individuell anpassbare Online-Registrierung
- Check-In App
- Zentrale Dashboards mit Teilnehmerdaten
- DSGVO-konform
So leicht kann Event Management sein
In 5 Schritten mit vivenio zum perfekten Event
1. Event-Einrichtung in Rekordzeit
Ihr persönlicher Ansprechpartner erstellt basierend auf Ihren Vorgaben Event Templates, die Sie mit wenigen Klicks kopieren und befüllen können. Dadurch sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und können sofort starten.
Einfacher Import der Teilnehmerdaten
Dank unserer Importfunktion können Sie kinderleicht alle Teilnehmerdaten in vivenio importieren, um im nächsten Schritt personalisiert Ihre Teilnehmer einzuladen.
Weitere Features
- Simple und einfache Bedienung
- Modularer Event-Baukasten
- Persönlicher Ansprechpartner
- Komplett in deutscher Sprache
2. Optimales Einladungsmanagement
Nutzen Sie den vivenio Newsletter-Editor, um personalisierte Nachrichten an Ihre Teilnehmer zu verschicken. Verwenden Sie unsere bewährten Vorlagen oder importieren Sie Ihre eigenen Designs.
Mehr Teilnehmer durch Nachfassen
Behalten Sie mühelos den Überblick darüber, welche Teilnehmer bereits ihre Anmeldung bestätigt oder abgelehnt haben. Durch gezielte Reminder erhöhen Sie im Durchschnitt Ihre Anmeldequote um 12%.
Weitere Features
- Anpassbare Vorlagen
- Optimale Analyse der Anmeldungen
- Import eigener Designs
- Individuelle Empfängerkreise
3. Vollautomatisierte Online Registrierung
Einmal aufgesetzt, können sich alle Ihre Gäste selbstständig anmelden. Sie können die Registrierung an die Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Gästegruppen anpassen und alle wichtigen Details im Voraus klären. Nach einer erfolgreichen Anmeldung erhalten alle Teilnehmer automatisch eine Bestätigung mit allen relevanten Informationen und Dokumenten.
Skalierung von Events leicht gemacht
Unsere innovative Serverarchitektur ermöglicht eine problemlose Handhabung von Anmeldungen, unabhängig davon, ob sich 100 oder 10.000 Gäste registrieren. Durch die automatische Datenerfassung bleibt der organisatorische Aufwand für Sie konstant, sodass Sie auch mit derselben Anzahl an Mitarbeitern problemlos größere Events bewältigen können.
Weitere Features
- Intuitiver Anmeldeprozess
- Hotelbuchung
- Individuelle Online-Fragen
- Automatischer Ticketversand
4. Schneller und Reibungsloser Einlass
Nie wieder Warteschlangen dank der vivenio Check-In App. Personalisierte Event-Tickets mit QR-Code machen das Einchecken zum Kinderspiel, während unser synchronisierte Live-Dashboard Ihnen jederzeit die perfekte Übersicht bietet.
Präzise Zugangskontrolle
Organisieren Sie Ihr Eventgelände in verschiedene Bereiche und überwachen Sie den Zugang an jedem Eingang.
Weitere Features
- Läuft auf jedem mobilen Gerät
- Hinzufügen von Gästen auf dem Event
- Filterung nach Teilnehmerkriterien
- Druck von Namensschildern
5. Auswertung und Abschluss
Nach dem Event ist vor dem Event. In übersichtlichen Dashboards finden Sie alle Daten zu Ihrer Veranstaltung. Identifizieren Sie mithilfe aussagekräftiger Kennzahlen Bereiche, in denen Sie Ihre Veranstaltung weiter optimieren können.
Automatisierte Erstellung von Zertifikaten
Erstellen Sie mit nur einem Klick automatisch Dokumente, wie Zertifikate oder Teilnahmebescheinigungen – schnell, einfach und effizient.
Weitere Features
- Excel Export
- DSGVO-konforme Anonymisierung per Knopfdruck
- Dankes-E-Mail
- Exakte Anwesenheitslisten
Bestens bewertet
Erleben Sie vivenio Live im unverbindlichen Demo-Call:
Im Demo-Call zeigen wir Ihnen die Software im Detail, individuell auf Ihre Events (Einladungsmanagement, Online-Registrierung, Check-In, Auswertung) zugeschnitten und beantworten all Ihre Fragen.
Noch nie war es so einfach, Events zu organisieren:
1. Buchen Sie ein Erstgespräch
Buchen Sie einen unverbindlichen und kostenlosen Demo-Call, bei dem wir auf Ihre Fragen und Anforderungen eingehen.
2. Demo-Call mit einem Experten
Sie sehen LIVE am Bildschirm, wie vivenio aussieht, funktioniert und sich anfühlt.
3. Einführung in vivenio
Nachdem Sie sich für vivenio entschieden haben, vereinbaren wir mit Ihnen einen individuellen Onboarding-Call, bei dem wir Ihnen die Plattform im Detail erklären und die ersten Events gemeinsam konfigurieren.
Diese Features gibt es nur in vivenio
Online-Registrierung exakt auf Ihr Event zugeschnitten
Erfassen Sie vollkommen automatisiert alle relevanten Daten Ihrer Teilnehmer über eine flexible Online-Registrierung.
Modularer Aufbau
Erstellen Sie aus unseren frei wählbaren Modulen, wie Hotelbuchung oder Online-Fragen, eine Online-Registrierung, die genau zu Ihrem Event passt.
Automatisierte Abläufe
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält jeder Teilnehmer automatisch eine Bestätigung mit individuell generierter Buchungsübersicht und personalisierten Ticket.
Professionell, Modern und Elegant
Treten Sie professionell und modern auf, mit einer eleganten Landingpage. Natürlich komplett in Ihrer CI.
vivenio Backoffice - Perfekte Übersicht
Das Backoffice ist Ihre persönliche Event-Management Zentrale. Hier finden Sie alle Daten zu Ihren Teilnehmern in übersichtlichen Dashboards. Verteilte und unübersichtliche Excel-Listen gehören der Vergangenheit an.
Teamarbeit leicht gemacht
Erstellen Sie Zugänge für verschiedene Team-Mitglieder und legen Sie über Berechtigung genau fest, wer welche Daten bearbeiten darf.
E-Mail Versand
Importieren Sie beliebige E-Mail Vorlagen und verschicken Sie personalisierte Save-the-Date E-Mails, Einladungen, Reminder oder Updates, entweder an alle Teilnehmer oder definieren Sie Empfängerkreise.
Kopierbare Vorlagen
Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit mit Event Templates. Einmal konfiguriert, können Sie Vorlagen einfach kopieren und müssen nicht jedes Mal komplett von vorn starten.
vivenio Check-in App - Schneller und reibungsloser Einlass
Mit der vivenio Check-In App können Sie Ihre Teilnehmer vor Ort zuverlässig und schnell akkreditieren. Jeder Teilnehmer erhält ein personalisiertes Event Ticket mit einem QR-Code, welches den Check-In Prozess noch einfacher macht.
Installation in weniger als 60 Sekunden
Installieren Sie die vivenio Check-In App direkt aus dem App- oder Playstore auf jedem gängigen Mobilgerät. Scannen Sie Ihren Lizenzcode und schon können Sie starten.
Live Auswertung
Haben Sie immer im Blick, welche Teilnehmer gerade anwesend oder noch unterwegs sind.
Instant Badge Druck
Instant-Druck von Namensschildern beim Check-In in wenigen Sekunden.
FAQ
Was kostet vivenio?
Die Lizenzgebühr für vivenio richtet sich nach Ihrem konkreten Anwendungsfall und der Anzahl Ihrer Nutzer. Buchen Sie einen unverbindlichen Demo-Call mit einem unserer Experten, um mehr zu erfahren!
Was passiert im unverbindlichen Demo-Call?
Im Demo-Call zeigt Ihnen einer unserer Experten, wie Sie Ihre Events konkret mit vivenio umsetzen können und wie Ihr neues digitales Event Management aussehen kann. Jede Ihrer offenen Fragen wird beantwortet.
Ich habe einen konkreten Anwendungsfall. Kann dieser mit vivenio abgebildet werden?
Am Besten kontaktieren Sie uns über unser Anfrage-Formular und beschreiben Ihren Anwendungsfall nach Möglichkeit sehr detailliert. Wir melden uns dann bei Ihnen und finden gemeinsam mit Ihnen die Beste passende Lösung.
Sind meine Daten bei vivenio sicher?
vivenio ist 100% DSGVO-konform und hat darüber hinaus das Gütesiegel von Datenschutzexperte.de. Neben den neuesten Technologien setzen wir vor allem auf sichere Server und hosten ausschließlich in Deutschland.
Gibt es eine kostenlose Testversion?
Nein. Da wir einen umfangreichen Onboarding-Service und Premium-Betreuung für unsere Kundinnen und Kunden anbieten, können Sie vivenio ausschließlich im unverbindlichen Demo-Call kennenlernen.
Wir zeigen Ihnen in diesem Demo-Call anhand von Beispielen, wie Sie jede Idee für Incentive Events, Jubiläen, Firmenfeiern, Tagungen oder Kongresse, die Sie im Kopf haben, mit vivenio umsetzen können.
Warum sollte ich mich für vivenio entscheiden?
Der typische vivenio-Kunde legt großen Wert auf einen professionellen Außenauftritt, eine perfekte Organisation und ist jemand, der für seine Gäste die Extrameile geht und nicht bereit ist, einen faulen Kompromiss einzugehen.
Wir teilen diesen Gedanken. Wenn Sie für Ihre Gäste das Beste im Sinne haben, dann ist viveno die einzig wahre Option für Sie.
Ich habe noch nie mit einer Event Management Software gearbeitet. Kann ich vivenio trotzdem bedienen?
Absolut. Durch einen persönlichen Ansprechpartner, der gemeinsam mit Ihnen die ersten Events aufsetzt, haben Sie ein perfektes Onboarding und müssen sich nicht langwierig in die Software einarbeiten, sondern können sofort starten.
Der übersichtliche und einfache Aufbau von vivenio macht Eventplanung zum Kinderspiel. Auch ohne Vorkenntnisse.
Für wen lohnt sich vivenio?
vivenio lohnt sich für alle Unternehmen, Event-Manager & Event Marketer, die Arbeitszeit einsparen, aber gleichzeitig keine Kompromisse in der Qualität für Ihre Gäste eingehen wollen.
Sie haben Interesse an unserer Event Management Software?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir beraten Sie gerne unverbindlich zu unseren Event Management Tools und Services. Gratis!
Was ist eigentlich eine Event Management Software?
Eine Event Management Software unterstützt Event Manager dabei die wichtigsten Aufgaben der Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen zu automatisieren und zu digitalisieren. Die Vorteile einer Event Management Software sind vielfältig.
Im Mittelpunkt jeder guten Event Management Software steht das Teilnehmermanagement: Von personalisierten Einladungen per Mail über die Online-Registrierung mittels individueller Anmeldeformulare bis hin zum Check-In am Veranstaltungsort, bietet eine Event Management Software eine breite Palette an Tools.
Mit unserer Event Management Lösung vivenio können Sie folgenden Prozesse abbilden:
Import der Teilnehmerdaten
Importieren Sie Ihre vorhandenen Teilnehmerdaten mit Hilfe unserer Excel Vorlage mit einem Klick ins System. So haben Sie sofort alle relevanten Informationen zu Ihren Teilnehmern an einer zentralen Stelle im System.
Einladungsmanagement
Personalisierte E-Mail-Einladungen führen Ihre Gäste mit einem Klick auf eine maßgeschneiderte Event-Landingpage, auf der die Teilnehmer alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung finden.
Online Registrierung
Individuelle Anmeldeformulare ermöglichen es Ihnen, alle erforderlichen Daten für die Eventplanung und Teilnehmerlogistik schon vor Veranstaltungsbeginn digital zu erfassen. Fragen Sie Informationen zur Anreise, Buchung von Hotelzimmern oder Begleitpersonen ab.
Vergabe von festen Kontingenten
Über die feste Vergabe von Kontingenten können Sie präzise steuern, wie viele Teilnehmer sich für Events, einzelne Programmpunkte oder Hotelzimmer registrieren können. Stellen Sie durch Wartelisten sicher, dass kein Potenzial verloren geht und jede Möglichkeit der Teilnehmerbindung genutzt wird.
Digitale Gästeliste
Erhobene Teilnehmerdaten werden automatisch in einer digitalen Gästeliste gespeichert, die von Ihnen und weiteren Organisatoren jederzeit eingesehen werden kann. Unsere Software Lösung ist cloudbasiert und synchronisiert alle Daten in Echtzeit auf verschiedenen Geräten. Mit über 25 unterschiedlichen Filtern behalten Sie jederzeit den optimalen Überblick in Ihrem Teilnehmermanagement.
Unterschiedliche Teilnehmerarten
Eine Event Management Lösung ermöglicht Ihnen, verschiedene Teilnehmergruppen (wie VIPs oder normale Gäste) mühelos zu verwalten. Durch die flexible Anpassung von Registrierungsformularen können Sie spezifische Informationen von jedem Teilnehmersegment erfassen und individuelle Erlebnisse ermöglichen.
Bestätigung und Ticketversand
Nach der Registrierung erhalten die Gäste eine Bestätigungs-E-Mail mit ihren personalisierten Tickets, die einen QR-Code für den Einlass enthalten.
Direkte Bezahlung Online
Alle Teilnehmer können aus verschiedenen Möglichkeiten Ihre bevorzugte Zahlungsart auswählen und direkt online alle Gebühren bezahlen.
Check-In
Die Nutzung einer App für den Check-In-Prozess bei Veranstaltungen ermöglicht es, personalisierte Tickets effizient mittels Smartphones zu scannen und zu validieren. Unterteilen Sie Ihr Veranstaltungsgelände und nutzen Sie die App für die Zugangskontrolle der einzelnen Bereiche.
Namensschilder
vivenio ermöglicht es jedes beliebige Design für Namensschilder zu importieren. Drucken Sie die Namensschilder bereits im Vorfeld oder vor Ort beim Einlass. Natürlich lassen sich verlorene Namensschilder jederzeit erneut aus der App drucken.
Auswertung
Daten können vor, während und nach der Veranstaltung ausgewertet werden. Unsere Event Management Lösung bietet Event Managern einen ständigen Überblick über den Status.
Mehrsprachigkeit
Eine mehrsprachige Online-Registrierung für Events erleichtert die Teilnahme von Gästen aus verschiedenen Sprachregionen und trägt zur globalen Reichweite Ihrer Veranstaltung bei.
Zusammenfassend ist eine Event Management Lösung ein unverzichtbares Tool für jedes effektive Veranstaltungsmanagement. Es handelt sich um eine Software, die es Event Managern ermöglicht, alle Aspekte ihrer Veranstaltung, vom Teilnehmermanagement bis hin zur Analyse, zu vereinfachen und zu optimieren. Diese Tools bieten nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern stellen auch sicher, dass Veranstaltungen reibungslos und professionell durchgeführt werden. Die richtige Event Management Software kann daher einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung haben.
Gerne beraten wir Sie, wie vivenio auch Ihr Event Management aufs nächste Level bringen kann. Gratis.