Die Event­ma­nage­ment Software für großartige Veranstaltungen

vivenio ist eine smarte Eventmanagement Software für kleine, mittlere und große Veranstaltungen. Unsere Software unterstützt Sie hierbei in allen Bereichen von der Planung, über die Teilnehmerregistrierung in bis zu 27 Sprachen, bis hin zum Check-in der Teilnehmer und der Auswertung Ihrer Daten. Jetzt auch für virtuelle und hybride Events.

Kunden die auf vivenio vertrauen

Event Teams Logo RTL
Event Teams Logo Jura
Event Teams Logo Lufthansa
Event Teams Logo Amway
Event Teams Logo GTÜ
Event Teams Logo Heel
Event Teams Logo Pronova BKK
Event Teams Winora
Event Teams Logo Bundesamt
Event Teams Logo Bike & Co
Event Teams PKF WMS
Event Teams Stein Verlag
Event Teams Strategiex

Unsere Eventmanagement Produkte

Virtuelle Events

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Eventmanagement Branche wissen wir genau worauf es bei Ihren Veranstaltungen ankommt. Unsere virtuelle Event Plattform vereint bewährte Konzepte mit innovativen Technologien und bietet Ihren Besuchern ein völlig neues Event Erlebnis. Von der Planung und Konzeption, über die Online Registrierung der Teilnehmer bis hin zur Durchführung und Auswertung Ihrer Veranstaltung, stehen wir Ihnen hierbei als kompetenter Partner zur Seite. Lernen Sie in einem kostenlosen Beratungstermin wie vivenio virtual Ihr Eventmanagement auf ein neues Level hebt.

Online Registrierung - Schnelle und einfache Registrierung mit vielen Funktionen

Erfassen Sie Ihre Teilnehmer direkt online und profitieren Sie von den vielfältigen Modulen unserer Eventmanagement Software. Sie können jedes Modul in der Teilnehmerregistrierung einzeln pflegen, aktivieren und deaktivieren. Das Besondere: Dank unterschiedlicher Teilnehmerkategorien können Sie Ihren Teilnehmern maßgeschneiderte Programme, Hotels, Preise, Gebühren und Abfragefelder präsentieren, um auf die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen einzugehen.

Zudem bieten wir verschiedene Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkarte, Sofortüberweisung, Kauf auf Rechnung und Lastschriftverfahren. Nach einer erfolgreichen Online Registrierung ermöglicht Ihnen unser Eventmanagement Tool, Ihren Gästen automatisch alle wichtigen Dokumente wie Tickets, Teilnahmebestätigungen und Buchungsübersichten zukommen zu lassen.

Backoffice - Optimales Teilnehmermanagement

Das Backoffice ist Ihre persönliche Event-Management Zentrale. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Veranstaltungen zu verwalten, Teilnehmer und deren Buchungen einzusehen und zu bearbeiten, Einladungen über Newsletter vorzunehmen, sowie Rechnungen und Mahnungen bis zur 3. Mahnstufe zu versenden.

Alle im Backoffice generierten PDF Dokumente, können Sie ganz einfach an Ihre Corporate Identity anpassen. Des Weiteren unterstützt Sie die Event-Software mit einfachen Tools bei der Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.

Check-in App - Akkreditierung wie sie sein sollte

Mit unserer Check-in App können Sie Ihre Teilnehmer vor Ort zuverlässig und schnell akkreditieren. Jeder Teilnehmer erhält ein personalisiertes Event Ticket mit einem QR-Code, welches das Einchecken noch einfacher macht.

Sie können das Check-in sowohl offline, als auch online nutzen und profitieren von unserem Live-Sync, welcher auch noch kurzfristige Anmeldungen berücksichtigt. Sollte einmal die Internetverbindung nicht verfügbar sein, haben Sie immer die letzte Version Ihrer digitalen Gästeliste vor Ort und können bequem mit der Akkreditierung Ihrer Teilnehmer fortfahren.

Während der Akkreditierung können mit unserem Eventmanagement Tool automatisiert personalisierte Badges für Ihre Gäste gedruckt werden.

Unsere Check-in App ist als Desktop-Variante für Windows, Mac und Linux sowie als mobile Variante für iOS im AppStore und für Android im PlayStore erhältlich.

Das sagen unsere Kunden

Heike Scharnagl - Event Managerin Jura
Heike Scharnagl
Optimal anpassbar, einfach zu benutzen - ein Muss.

Es ist ein Muss für jeden Veranstaltungsplaner. Großartige Kundenbetreuung. Hochgradig anpassbar und dennoch einfach zu bedienen.

Heike Scharnagl, JURA Elektrogeräte Vertriebs-GmbH

Sehr empfehlenswert!

Wir nutzen die Software zum Teilnehmermanagement für unsere Veranstaltung. Wir können die Software uneingeschränkt weiterempfehlen und sind sehr zufrieden. Die Kundenbetreuung ist mehr als hervorragend und bei Fragen und Wünschen wird alles direkt umgesetzt.

Kirsten Heppenheimer, Sales Manager bei Lufthansa Seeheim

Kirsten Heppenheimer - Event Managerin Lufthansa
Kirsten Heppenheimer

Sicherheit für Ihr Teilnehmermanagement

Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Wir haben von Anfang an darauf geachtet, Sicherheit und Datenschutz in die Architektur unserer Eventmanagement Software zu integrieren. Unsere Systeme und Prozesse unterliegen ständigen Überprüfungen, um sicherzustellen, dass wir die neuesten Sicherheitsstandards erfüllen.

- Hosting ausschließlich in Deutschland
- Alle Rechenzentren ISO 27001 zertifiziert
- Externe Überprüfung durch Datenschutzexperte.de
- 100% DSGVO Konformität
- Einsatz neuester Technologien

Sie haben Interesse an unserer Event Management Software?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir beraten Sie gerne unverbindlich zu unseren Event Management Tools und Services. Gratis!

Success Stories

Überzeugen Sie sich selbst, wie unsere Softwarelösungen Kunden helfen:

28. RTL Spendenmarathon

Es erfüllt uns mit großer Freude, dass wir auch in diesem Jahr durch unsere Softwarelösung einen wesentlichen Beitrag zur Planung und Durchführung des RTL Spendenmarathons leisten durften.

Success Story: Amway

Amway ist bereits seit 2007 begeisterter vivenio Kunde. Sehen Sie hier, wie Amway das bis dato größte interne Firmenevent, eine Kreuzfahrt mit mehr als 6000 Mitarbeitern, mit unserer Event Management Lösung umsetzen konnte.

Success Story: Geoplan

Auch Veranstaltungen mit mehr als 60.000 Besuchern sind überhaupt kein Problem, wie unser Kunde Geoplan eindrucksvoll mit der steinexpo zeigt. Erfahren Sie wie Geoplan unsere Event Tools für die Verwaltung von Ausstellern nutzt.

Weitere Tools für Ihr Event Management

vivenio Presenter

Presenter

Über den Presenter haben Sie die Möglichkeit Ihren Teilnehmern zu zeigen, welche Mitarbeiter für sie derzeit vor Ort auf dem Event sind oder auch welche Teilnehmer sich aktuell auf dem Gelände befinden.

vivenio Supplier Portal

Supplier Portal

Das Supplier Portal bietet die Möglichkeit begrenzte Teilnehmerdaten mit Lieferanten oder Hotels zu teilen, damit diese alle für die Veranstaltung relevanten Informationen haben und für einen reibungslosen Ablauf sorgen können.

vivenio Event API

Event API

Die Event API stellt alle relevanten Event-Daten für Fremdsysteme (Webseite, CRM-Systeme, Abrechnungssysteme) zur Verfügung. Diese kann auf Wunsch, durch die vivenio Software GmbH, auch individuell für Ihre Bedürfnisse erweitert werden.

Was ist eigentlich eine Event Management Software?

Eine Event Management Software unterstützt Event Manager dabei die wichtigsten Aufgaben der Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen zu automatisieren und zu digitalisieren. Die Vorteile einer Event Management Software sind vielfältig.

Im Mittelpunkt jeder guten Event Management Software steht das Teilnehmermanagement: Von personalisierten Einladungen per Mail über die Online-Registrierung mittels individueller Anmeldeformulare bis hin zum Check-In am Veranstaltungsort, bietet eine Event Management Software eine breite Palette an Tools.

Mit unserer Event Management Lösung vivenio können Sie folgenden Prozesse abbilden:

 

Import der Teilnehmerdaten

Importieren Sie Ihre vorhandenen Teilnehmerdaten mit Hilfe unserer Excel Vorlage mit einem Klick ins System. So haben Sie sofort alle relevanten Informationen zu Ihren Teilnehmern an einer zentralen Stelle im System.

Einladungsmanagement

Personalisierte E-Mail-Einladungen führen Ihre Gäste mit einem Klick auf eine maßgeschneiderte Event-Landingpage, auf der die Teilnehmer alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung finden.

Online Registrierung

Individuelle Anmeldeformulare ermöglichen es Ihnen, alle erforderlichen Daten für die Eventplanung und Teilnehmerlogistik schon vor Veranstaltungsbeginn digital zu erfassen. Fragen Sie Informationen zur Anreise, Buchung von Hotelzimmern oder Begleitpersonen ab.

Vergabe von festen Kontingenten

Über die feste Vergabe von Kontingenten können Sie präzise steuern wie viele Teilnehmer sich für Events, einzelne Programmpunkte oder Hotelzimmer registrieren können. Stellen Sie durch Wartelisten sicher, dass kein Potenzial verloren geht und jede Möglichkeit der Teilnehmerbindung genutzt wird.

Digitale Gästeliste

Erhobene Teilnehmerdaten werden automatisch in einer digitalen Gästeliste gespeichert, die von Ihnen und weiteren Organisatoren jederzeit eingesehen werden kann. Unsere Software Lösung ist cloudbasiert und synchronisiert alle Daten in Echtzeit auf verschiedenen Geräten. Mit über 25 unterschiedlichen Filtern behalten Sie jederzeit den optimalen Überblick in Ihrem Teilnehmermanagement.

Bestätigung und Ticketversand

Nach der Registrierung erhalten Gäste eine Bestätigungs-E-Mail mit personalisierten Tickets, die einen QR-Code für den Einlass enthalten.

Direkte Bezahlung Online

Alle Teilnehmer können aus verschiedenen Möglichkeiten Ihre bevorzugte Zahlungsart auswählen und direkt online alle Gebühren bezahlen.

Check In

Die Nutzung einer App für den Check-In-Prozess bei Veranstaltungen ermöglicht es, personalisierte Tickets effizient mittels Smartphones zu scannen und zu validieren. Unterteilen Sie Ihr Veranstaltungsgelände und nutzen Sie die App für die Zugangskontrolle der einzelnen Bereiche.

Namensschilder

vivenio ermöglicht es jedes beliebige Design für Namensschilder zu importieren. Drucken Sie die Namensschilder bereits im Vorfeld oder vor Ort beim Einlass. Natürlich lassen sich verlorene Namensschilder jederzeit erneut aus der App drucken.

Auswertung

Daten können vor, während und nach der Veranstaltung ausgewertet werden. Unsere Event Management Lösung bietet Event Managern einen ständigen Überblick über den Status.

Zusammenfassend ist eine Event Management Lösung ein unverzichtbares Tool für jedes effektive Veranstaltungsmanagement. Es handelt sich um eine Software, die es Event Managern ermöglicht, alle Aspekte ihrer Veranstaltung, vom Teilnehmermanagement bis hin zur Analyse, zu vereinfachen und zu optimieren. Diese Tools bieten nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern stellen auch sicher, dass Veranstaltungen reibungslos und professionell durchgeführt werden. Die richtige Event Management Software kann daher einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung haben.

Gerne beraten wir Sie, wie vivenio auch Ihr Event Management aufs nächste Level bringen kann. Gratis.